Komunikacja w czasach zmian: praktyczne wskazówki dla działów komunikacji wewnętrznej w firmach globalnych

Znajdujemy się na nieznanych wodach - i nigdy wcześniej nie było większej potrzeby skutecznej komunikacji wewnętrznej.

Globalne firmy dramatycznie zwiększyły ilość komunikacji wewnętrznej w świetle kryzysu związanego z koronawirusem, kiedy potrzeba zjednoczenia i poinformowania pracowników jest większa niż kiedykolwiek. Powinniśmy jednak dążyć do zwiększenia jakości - a nie ilości - naszej komunikacji, aby upewnić się, że nasze przesłanie ma jak największą szansę na dotarcie do odbiorców.

Presja związana z komunikacją w sytuacji kryzysowej jest szczególnie dotkliwa dla zespołów HR i komunikacji wewnętrznej w firmach międzynarodowych, ponieważ muszą one stawić czoła dodatkowej złożoności związanej z różnicami językowymi i kulturowymi. Jak więc podejść do tego wyzwania?

Poprosiliśmy Theresę Carter, specjalistkę w dziedzinie HR i coacha kadry zarządzającej, o jej rady dotyczące komunikacji z globalną wewnętrzną publicznością w czasach zmian.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wpływu komunikacji wewnętrznej na zaangażowanie pracowników, po zakończeniu tego bloga zapoznaj się z naszym przewodnikiem.

8 najważniejszych wskazówek, jak angażować pracowników w czasie kryzysu

1. Zachowaj właściwą równowagę

Twoi pracownicy są bombardowani informacjami ze wszystkich stron, dlatego tak ważne jest, aby mieć jasną strategię przekazywania wiadomości. Co Twój zespół chce od Ciebie usłyszeć w tej chwili? Jakie są kluczowe komunikaty, którymi musisz się podzielić?

Nie przytłaczaj pracowników dużą ilością informacji, ale trzymaj się krótkich i prostych zasad. Dobrym pomysłem jest regularne powtarzanie kluczowych komunikatów, aby pomóc im się utrwalić.

Theresa mówi: "Może się wydawać, że w kółko powtarzasz to samo, ale pamiętaj - pracownicy po raz pierwszy słyszą to, co mówisz, i potrzebują czasu, aby to sobie przyswoić. Warto rozważyć stworzenie dokumentu z często zadawanymi pytaniami (FAQ), aby podsumować swoje przesłanie. W ten sposób skupisz się na tym, aby przekaz był jasny, zwięzły i spójny, a pracownicy będą mieli się do czego odwołać, jeśli za pierwszym razem przeoczyli jakieś szczegóły".

1. Traktuj ludzi jak dorosłych

Unikaj w komunikacji podejścia rodzic/dziecko. To naturalne, że chcesz chronić swój zespół przed trudnymi komunikatami, ponieważ martwisz się o to, jak zareagują, ale zmiany są nieuniknioną częścią życia! Otwarta i szczera komunikacja buduje zaufanie, szacunek i odporność - a to wszystko sprawia, że łatwiej jest dzielić się trudnymi komunikatami.

Theresa ilustruje to na przykładzie klienta, który przechodził przez bezprecedensową zmianę, gdzie liderzy biznesowi przyjęli takie podejście.

"Zamiast ignorować trudne pytania, przyznali, że nie znają wszystkich odpowiedzi. Organizowali regularne sesje, podczas których odpowiadali na kolejne pytania i szczerze informowali o postępach. Zabierali swoich ludzi w tę podróż razem z nimi. W ten sposób buduje się zaufanie i wydobywa ze swojego zespołu to, co najlepsze w niepewnych czasach. Bycie traktowanym jak równy sobie i człowiek jest nie do przecenienia!".

1. Poświęć czas na zrozumienie ludzi

Poświęć czas na rozmowy ze swoimi ludźmi, aby zrozumieć, co jest dla nich ważne, oraz aby zidentyfikować ich obawy, pytania i pomysły. Być może wiesz już, w jaki sposób możesz wspierać swój zespół w Wielkiej Brytanii, ale co z zagranicą?

Theresa zaleca, aby porozmawiać z każdym z regionów i dowiedzieć się jak najwięcej o swoich pracownikach.

Jak długo pracują w firmie? Jakie są ich ulubione kanały komunikacji? W jaki sposób mogą poczuć się najlepiej związani z firmą jako całością? Jaką wrażliwość kulturową należy wziąć pod uwagę przygotowując komunikację? Wyznacz osobę odpowiedzialną za komunikację wewnętrzną na każdym terytorium, aby uzyskać potrzebne informacje.

1. Bądź wrażliwy

Nigdy nie tłumacz treści o znaczeniu krytycznym dla firmy za pomocą narzędzi tłumaczeniowych online. Chociaż poziom dokładności uległ poprawie, tłumaczenie będzie pozbawione wrażliwości i ludzkiego podejścia, które są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Theresa mówi: "Ludzie potrafią dostrzec złe tłumaczenie na kilometr. Jeśli nie poświęciłeś czasu na przetłumaczenie ważnych komunikatów z rozmysłem i wyczuciem, mogą poczuć się zlekceważeni."

Aby dowiedzieć się, jaki poziom tłumaczenia jest potrzebny dla Twoich treści, zapoznaj się ze spektrum lokalizacji w naszym najnowszym przewodniku po komunikacji wewnętrznej.

1. Dostrzegaj różnice

Pamiętaj, że ludzie przetwarzają informacje w różny sposób. Jak wyjaśnia Theresa: "Niektórzy potrzebują wielu szczegółów, inni chcą, abyś przeszedł do sedna sprawy i podał im wypunktowane informacje. Jedni będą w stanie dostrzec srebrną podszewkę w tym, co mówisz, podczas gdy inni będą chcieli zagłębić się w informacje, zanim zdecydują, co czują.

Oprócz tego, że należy być wyczulonym na różnice kulturowe pomiędzy poszczególnymi terytoriami, ważne jest również, aby być wrażliwym na różnice pomiędzy osobistymi stylami ludzi. Nie da się dostosować przekazu do wszystkich preferencji, ale świadomość różnic pomoże Ci być bardziej świadomym swojego podejścia.

1. Używaj różnych kanałów

Wybór i wykorzystanie wielu różnych kanałów komunikacji może pomóc w dotarciu do szerszego grona międzynarodowych odbiorców. Ustal preferencje, pytając swoje zespoły o ulubione sposoby otrzymywania informacji, utrzymywania kontaktu oraz dzielenia się pytaniami i pomysłami. Należy jasno określić, gdzie będziemy udostępniać ważne aktualizacje, aby pracownicy wiedzieli, gdzie powinni szukać informacji.

"Zastanów się, w jaki sposób Twoi ludzie lubią się komunikować i otrzymywać informacje. Każdy może mieć coś korzystnego do przekazania, co wnosi wartość dodaną lub zapewnia interesującą perspektywę, więc kluczowe jest, aby usłyszeć głos każdego."

1. Postaw się w sytuacji swoich odbiorców

Zadaj sobie pytanie, jak pracownicy z innego obszaru mogą postrzegać Twój przekaz. Czy jest miejsce na błędną interpretację lub nieporozumienie?

Bardzo ważne jest, aby w pierwszej kolejności prawidłowo sformułować nastroje i kluczowe przesłanie w języku źródłowym, a następnie skorzystać z pomocy partnera tłumaczeniowego. Może on wskazać obszary, których zmianę należy rozważyć, aby dostosować przekaz do lokalnych potrzeb i wrażliwości kulturowej.

"Uważaj, kogo wybierasz do tłumaczenia swoich komunikatów" - mówi Theresa. "Szukaj raczej zaufanego partnera, a nie pojedynczego punktu sprzedaży - kogoś, kto będzie z Tobą współpracował, aby zapewnić, że Twoje tłumaczenia są traktowane z wyczuciem i kto może z czasem zbudować dogłębne zrozumienie Twojej firmy i kultury. Będą one prawdziwym atutem."

Możesz dowiedzieć się więcej na temat maksymalnego wykorzystania partnera tłumaczeniowego w naszym przewodniku, Tworzenie komunikacji wewnętrznej, która angażuje i łączy w każdym języku.

1. Mów, jak jest

Potraktuj swoją komunikację jak rozmowę w cztery oczy z odbiorcami. Wyeliminuj żargon i mowę biznesową i powiedz to tak, jak jest. Bądź szczery, otwarty i mów wprost.

"Empatia jest niezbędna - pomaga ludziom otworzyć się. Autentyczne, szczere i pełne empatii komunikaty liderów biznesu w znacznym stopniu jednoczą firmy, promują łączność i wzmacniają poczucie, że wszyscy jesteśmy w tym razem."

Theresa ma rację: wszyscy jesteśmy w tym razem - i jeśli możemy w jakikolwiek sposób pomóc w realizacji Państwa potrzeb w zakresie tłumaczeń lub lokalizacji, prosimy o kontakt. Jesteśmy tu, aby pomóc.

Bądźcie bezpieczni.