Czy Twoja skrzynka odbiorcza poczty elektronicznej jest utrzymywana w formie listy rzeczy do zrobienia? Często ludzie pozostawiają e-maile "do zrobienia" w skrzynce odbiorczej do czasu ich ukończenia. Po ich zakończeniu wiadomość jest kategoryzowana lub usuwana, co powoduje usunięcie jej ze skrzynki odbiorczej.


Używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia może ułatwić życie wielu osobom, a dla innych może być mylące. Ten wpis na blogu bada, dlaczego freelancerzy używać ich e-mail jako listy rzeczy do zrobienia, metody przetwarzania wiadomości e-mail, i jak należy przejść do przodu!

Dlaczego warto traktować skrzynkę odbiorczą jak listę rzeczy do zrobienia?

Koncepcja Inbox Zero jest znana od dziesięcioleci jako jedna z pierwszych strategii zarządzania pocztą elektroniczną. Cele Inbox Zero obejmują podążanie za systemem "usuń, deleguj, odpowiedz, odłóż lub zrób" i doprowadzenie skrzynki odbiorczej do zera do końca dnia.

Używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia może zwiększyć Twoją produktywność, ułatwić ustalanie priorytetów i sprawić, że żaden e-mail od klienta nie pozostanie bez odpowiedzi.

Podczas gdy nie każdy może efektywnie korzystać z tradycyjnych metod Inbox Zero, raz ustawiony email jako efektywny proces dla Ciebie, jest łatwy do utrzymania.

Poniżej znajduje się starsze wideo z Google Talk z Inbox Zero wynalazcy Merlin Mann .

Rozpraszacze poczty elektronicznej

Czy ciągłe alerty emailowe denerwują Cię lub sprawiają, że czujesz się przytłoczony?

Kluczowe jest, aby być świadomym "email time suck"! Forbes doniósł w 2017 roku, że pracownicy biurowi spędzają około 2,5 godziny dziennie na czytaniu wewnętrznych wiadomości e-mail, przy czym duża część z nich to strata czasu.

Mamy to pragnienie, aby pozwolić, aby e-maile odciągały nas od priorytetów w dążeniu do "odpowiedzi od razu", nawet jeśli nie jest to konieczne.

Jako freelancer, prawdopodobnie nie masz czystej ilości e-maili jak pracownik biurowy, ale to nie znaczy, że nie będzie rozpraszać przez e-maile.

Z każdym z poniższych zaleceń, należy pamiętać, aby wyznaczyć konkretny czas każdego dnia do przetwarzania wiadomości e-mail i nie dać się wciągnąć w sprawdzanie go co 10 minut.

Metody przetwarzania poczty elektronicznej

Istnieją różne metody przetwarzania wiadomości e-mail, z których każda ma unikalne korzyści w zależności od Twojego stylu pracy.

Uważaj, aby nie kategoryzować wszystkiego, a potem zapomnieć, gdzie schowałeś e-mail.

Produktywne etykietowanie

Najpopularniejszą formą przetwarzania wiadomości e-mail jest produktywne etykietowanie. Można ją łatwo zmodyfikować tak, aby odpowiadała potrzebom freelancera. Oto jak mogą wyglądać etykiety (lub foldery):

Do zrobieniaEmaile
, które mają powiązane zadania, ale nie muszą być zrealizowane dzisiaj.

Do zrobieniaEmaile, które nie mają
zobowiązania czasowego, ale powinny być zrealizowane w przyszłości.

KomunikacjaEmaile,
które dotyczą komunikacji z klientem, na wypadek gdybyś musiał się do nich później
odwołać.
Zalecane jest posiadanie dodatkowej etykiety dla każdego stałego klienta.

ReferencjeDla
wszystkiego, do czego można mieć dostęp w późniejszym czasie, od książek do przeczytania, przez artykuły do kupienia, po paragony na sezon podatkowy.

W skrzynce odbiorczej powinny pozostać tylko te e-maile, które muszą być załatwione dzisiaj.

Etykietowanie oparte na czasie

Etykietowanie oparte na czasie polega na sortowaniu e-maili według terminów. Jest to dość oczywiste, a etykiety wyglądają następująco:

• Dzisiaj
• W tym tygodniu
• W tym miesiącu
• Ostatecznie
• Komunikacja
• Odnośnik

Etykietowanie oparte na zadaniach

W przypadku etykietowania opartego na zadaniach, system opiera się na tym, co należy zrobić. Wyglądałoby to mniej więcej tak:

Wymagane działanieTwoja
lista rzeczy do zrobieniaOczekuje
na


odpowiedźEmaile


, na



temat których potrzebujesz dalszych informacji i czekasz na odpowiedźDelegowaneZadania



,






które oddelegowałeś do wykonania wykonawcy lub partnerowiZakończoneZadania






,









które zostały









wykonane









.

Połączenia aplikacji

Inną możliwością przetwarzania poczty elektronicznej na listy zadań jest korzystanie z połączonych aplikacji.

Wiele platform pocztowych umożliwia połączenie wiadomości e-mail z aplikacjami takimi jak Asana, Trello, Zoom, Slack, Evernote i innymi.

Może to ułatwić automatyczne dodawanie wiadomości e-mail do platformy zadaniowej. Wszystko, co musisz zrobić, to skonfigurować tę funkcję.

Rób to, co do Ciebie pasuje

Na koniec dnia, to jak przetwarzasz swoje e-maile i listy rzeczy do zrobienia zależy od tego, co działa najlepiej dla Ciebie.

Nie ma sensu ustalać procesu, którego nie zamierzasz przestrzegać. Poświęć chwilę, aby określić, jaka metoda będzie faktycznie nadążyć z przed nurkowania w.

Masz więcej pomysłów, dodaj je do komentarzy poniżej.